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Politique sur la protection des renseignements personnels

Aurrea Signature protège la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont communiqués.

La protection de vos renseignements personnels est d'une importance capitale pour Aurrea Signature et des mesures de sécurité sont prises afin de protéger les utilisateurs contre la perte ou l'utilisation non autorisée de l'information les concernant.

Dans le but de protéger la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont communiqués, Aurrea Signature a adopté une « Politique sur la protection des renseignements personnels », dont l’application a été confiée à une personne qui veille à ce que les dispositions de cette politique soient strictement respectées.

Pour consultation rapide, vous trouverez ici le résumé de cette Politique.

Le droit à la protection de votre vie privée

Différentes dispositions législatives consacrent et garantissent votre droit à la protection de votre vie privée. Il s’agit là d’un droit fort important et Aurrea Signature a adopté les mesures nécessaires pour en assurer le respect.

Dans le cadre de ses activités, Aurrea Signature est appelée à détenir divers renseignements concernant tant ses assurés que ses employés, et certains de ces renseignements sont hautement confidentiels.

Étant ainsi dépositaire de votre confiance et sachant l’importance que vous accordez à la protection de votre vie privée, Aurrea Signature a donc adopté une « Politique sur la protection des renseignements personnels » qui a pour but d'assurer la protection de ces informations et de se garantir que l’usage qui en est fait respecte non seulement vos droits, mais également les normes d'éthique et d’intégrité les plus strictes.

Qui est lié par cette Politique?

Au sein de Aurrea Signature, seuls certains employés ont accès, dans le cadre de leur travail, aux renseignements personnels qui nous sont communiqués. Lorsqu’ils doivent étudier, utiliser ou communiquer de tels renseignements, ces employés doivent en tout temps respecter les dispositions de notre Politique sur la protection des renseignements personnels.

Si certains renseignements personnels doivent être confiés à des tiers pour des fins de traitement, Aurrea Signature s’assure qu’ils continuent de bénéficier de toute la protection requise; ces tiers étant dès lors liés par notre Politique susdite.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

En premier lieu, tout renseignement permettant de vous identifier constitue, de toute évidence, un renseignement personnel. À ce titre, votre nom, votre date de naissance, votre adresse, votre numéro d’assurance maladie et votre numéro d’assurance sociale sont des renseignements personnels protégés. Cette protection n’est cependant pas limitée à ces renseignements, mais s’étend également à d’autres informations qui nous sont communiquées, notamment les renseignements financiers et médicaux qui vous concernent, les renseignements concernant les membres de votre famille ou même le numéro de votre certificat d’assurance.

Comment ces renseignements personnels sont-ils protégés?

Nous veillons à la protection des renseignements personnels qui nous sont communiqués en nous assurant que seules les personnes dûment habilitées puissent y avoir accès. Nous voyons à ce que ces personnes reçoivent toute la formation nécessaire au traitement de ces renseignements, et qu’elles adhèrent pleinement à notre Politique sur la protection des renseignements personnels.

Notre responsabilité à cet égard s’étend également à la protection de nos systèmes informatiques. Ainsi, des mesures de sécurité les plus strictes ont été mises en place dont, entre autres, des moyens de protection matériels et administratifs, ainsi que des logiciels constamment mis à jour. Ajoutons que ces mesures font l’objet de vérifications internes périodiques, ainsi que d’audits indépendants.

À quelles fins ces renseignements personnels sont-ils recueillis?

Lorsque vous nous transmettez une proposition d’assurance, celle-ci contient nécessairement plusieurs renseignements personnels dont l’étude permettra de prendre la décision d’accepter ou de refuser la protection demandée.

Par la suite, d’autres renseignements personnels pourront être requis, notamment pour nous permettre l’étude de toute demande de modification de votre protection. Dans le cadre de nos activités, les renseignements personnels qui nous sont communiqués peuvent donc servir à plusieurs usages différents.

Cependant, quel que soit l’usage que nous entendons faire de ces renseignements, et sauf si la loi n’exige autrement, vous en serez adéquatement informé au préalable, et votre consentement sera toujours requis. Seuls les renseignements nécessaires seront donc recueillis, et ils ne seront conservés que pour le temps requis à l’accomplissement des objectifs qui vous auront été exprimés.

Comment obtenir copie de notre Politique?

Le droit à la protection de la vie privée est une composante essentielle de toute société libre et démocratique. Aurrea Signature adhère pleinement aux principes qui sous-tendent à ce droit et, dans cette optique, est fière de mettre à la disposition du public sa Politique de protection des renseignements personnels. Ainsi, toute personne qui en fera la demande pourra en obtenir copie.

Puis-je demander de l’information concernant les renseignements personnels qui me concernent?

Après nous être assurés de votre identité, c’est avec plaisir que nous donnerons suite à votre demande d’information concernant ces renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ainsi que sur l’usage que nous en faisons. Comment procéder pour obtenir ces informations?

  • En adressant à notre siège social une demande écrite et signée à cet effet; ou
  • En venant consulter votre dossier à notre siège social.

Puis-je demander la correction de renseignements personnels qui me concernent?

L’erreur étant humaine, il pourrait arriver que certains renseignements personnels qui vous concernent, et qui nous ont été communiqués, soient erronés.

Si vous êtes d’avis que tel est le cas, vous avez le droit de demander que ces renseignements erronés, détenus par Aurrea Signature à votre sujet soient corrigés.

Pour ce faire, une demande de corrections écrite, datée et signée devra nous être transmise et être accompagnée des pièces justificatives, s’il en est. Votre demande de corrections sera étudiée dans les meilleurs délais, et vous serez rapidement informé des mesures qui auront été prises à la suite de son traitement.

Si je ne suis pas satisfait, puis-je formuler une plainte?

Soucieuse d’assurer la qualité de ses relations avec sa clientèle, Aurrea Signature a mis en place des mécanismes efficaces de traitement des plaintes reliées à la gestion des renseignements personnels qui lui sont communiqués. Dès lors, si vous désirez nous faire part de vos commentaires, de vos préoccupations ou, pour une raison quelconque, de votre insatisfaction concernant notre gestion des renseignements personnels qui vous concernent, vous pouvez nous formuler une plainte par écrit à ce sujet. Cette plainte écrite devra être transmise à notre siège social et adressée au responsable de la protection des renseignements personnels, lequel communiquera ensuite avec vous pour vous informer des mécanismes qui régiront le traitement de votre plainte.

Auprès de qui puis-je m'adresser?

Pour toute demande d’information concernant notre gestion des renseignements personnels, pour une demande de consultation de dossier, pour formuler une plainte ou pour tout autre renseignement concernant notre Politique de protection des renseignements personnels, veuillez transmettre vos demandes écrites à l'adresse suivante :

Aurrea Signature
Monsieur Christian Laroche
Président
1205, rue Ampère, bureau 201
Boucherville (Québec) J4B 7M6
Courriel : c.laroche@aurrea.com

Humania Assurance

Humania Assurance détient des intérêts dans Aurrea Signature. Aurrea Signature, ses actionnaires et ses employés ne détiennent d'intérêt dans les affaires d'aucune société d'assurance.

Rémunération

Dans sa relation avec vous, la rémunération du cabinet et de ses principaux conseillers sera composée de commissions touchées lors de la vente de produits d'assurance. Il se pourrait que le cabinet touche une commission de renouvellement si vous maintenez en vigueur ces produits d'assurance. Aucune autre rémunération ne sera touchée par le cabinet et son principal conseiller, directement ou indirectement. Toute modification à ces pratiques de rémunération vous sera divulguée par écrit dès qu'elle nous sera connue. Il est possible qu'une partie de notre rémunération soit partagée avec votre conseiller ou une société à laquelle il est lié. Tout partage de rémunération est effectué dans le respect du cadre réglementaire, notamment celui de l'Autorité des marchés financiers et, s'il y a lieu, celui de l'offre professionnelle à laquelle est soumis votre conseiller.

Conflit d'intérêts

Nous prenons au sérieux la possibilité d'un conflit d'intérêts. Nous vous aviserons de l'existence de tout conflit d'intérêts dont nous rendrons compte en ce qui concerne les recommandations que nous vous ferons. Nous déclarons que nos recommandations tiennent compte et se fondent sur notre analyse et notre évaluation des besoins financiers de nos clients.

Renseignements personnels

Nous considérons qu'il est primordial d'assurer la protection des renseignements personnels de nos clients et d'obtenir leur assentiment pour la collecte, l'utilisation et la communication de leurs renseignements.

La protection du caractère confidentiel de la relation avec nos clients est pour nous d'une grande importance.

La position que nous avons adoptée face à la loi se veut une attitude ouverte et transparente afin de solidifier la relation que nous entretenons avec nos clients. Une description sommaire de notre politique de protection des renseignements personnels, et la politique complète, sont disponibles sur demande.